Starostwo Powiatowe w Brzesku w lipcu 2011 r. przystąpiło do projektu systemowego pn. "Przygotowanie jednostek samorządu terytorialnego do stosowania Wspólnej Metody Oceny (CAF) w procesie mierzenia potencjału i dokonań poprzez szkolenia pracowników i pomoc doradczą", współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki Poddziałanie 5.2.2. "Systemowe wsparcie funkcjonowania administracji samorządowej", realizowanego w ramach umowy partnerskiej przez Partnerstwo, w skład którego wchodzi F5 Konsulting Sp. z o.o. z siedzibą w Poznaniu oraz Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji (po zmianie – Ministerstwo Administracji i Cyfryzacji). Projekt skierowany jest do 250 jednostek samorządu terytorialnego z terenu całej Polski i dotyczy wprowadzenia metody CAF w urzędach.
 
Czym jest metoda CAF 2006?
Wspólna Metoda Oceny – CAF (ang. Common Assesment Framework) jest narzędziem kompleksowego zarządzania jakością przeznaczonym dla jednostek administracji publicznej. Metoda CAF skupia się na przeprowadzeniu samooceny, identyfikacji obszarów doskonalenia oraz wprowadzaniu wymaganych usprawnień zarządczych. Jest to model całościowego przeglądu funkcjonowania instytucji z uwzględnieniem analizy wyników jej działalności oraz potencjału organizacyjnego, oparty na założeniu, że osiągnięcie pożądanych rezultatów działań organizacji, obywateli/konsumentów, poszczególnych jednostek i całych społeczeństw zależy od jakości przywództwa, wpływającego na politykę i strategię instytucji, zarządzanie zasobami ludzkimi, działania w zakresie nawiązywania relacji partnerskich, zasoby i procesy. Zgodnie z tą metodą, organizację poddaje się regularnie (średnio co 2 lata) jednoczesnemu oglądowi z różnych punktów widzenia w ramach całościowego procesu analizy wyników jej działalności. Model CAF dostarcza łatwego w użyciu narzędzia, dzięki któremu europejskie podmioty sektora publicznego mogą sięgnąć po techniki zarządzania jakością w celu poprawy wyników działalności.
Model zawiera dziewięć kryteriów (kryteria POTENCJAŁU i kryteria WYNIKÓW), które odnoszą się do podstawowych obszarów organizacji, podlegających każdorazowo analizie podczas przeprowadzania samooceny.

Co umożliwia metoda CAF?

• ocenę funkcjonowania instytucji opartą na faktach (dowodach), wykorzystującą zestaw kryteriów powszechnie stosowanych w jednostkach sektora publicznego w Europie,
• ustalenie, czy faktycznie uzyskano zakładany postęp,
• uzyskanie spójności podjętych działań i konsensusu w sprawie kroków na drodze usprawniania działalności instytucji,
• uzyskanie spójności pomiędzy osiąganymi wynikami a działaniami wspierającymi (potencjałem),
• wzbudzenie zainteresowania pracowników i skłonienie do zaangażowania w proces usprawnień,
• upowszechnienie doświadczeń w zakresie dobrych praktyk i dzielenie się nimi wewnątrz i na zewnątrz instytucji,
• włączenie różnych inicjatyw dotyczących poprawy jakości w codzienną działalność instytucji,
• pomiar osiąganego wraz z upływem czasu postępu, drogą okresowej samooceny.

Jak metoda CAF jest wdrażana?
Wdrożenie metody CAF w Starostwie Powiatowym w Brzesku zwanym dalej "Urzędem" przebiega w oparciu o 10 kroków doskonalenia organizacji, podzielonych na trzy fazy:

FAZA I
Początek drogi z metodą CAF
Krok 1: Organizacja i planowanie procesu samooceny
Krok 2: Upowszechnienie informacji o procesie samooceny

FAZA II
Proces samooceny
Krok 3: Utworzenie jednej lub więcej grup samooceny
Krok 4: Organizacja szkoleń
Krok 5: Przeprowadzenie samooceny
Krok 6: Sporządzenie sprawozdania z wyników samooceny

FAZA III
Plan doskonalenia/ustalenie priorytetów
Krok 7: Sporządzenie projektu planu doskonalenia
Krok 8: Upowszechnienie informacji o planie doskonalenia
Krok 9: Realizacja planu doskonalenia
Krok 10: Planowanie następnej samooceny CAF

Urząd otrzymał wsparcie ze strony MAiC do Kroku 7 tj. wsparcia doradczego z zakresu ustalania priorytetów działań doskonalących, podstaw zarządzania projektem, sposobu monitoringu.
Działania w Fazie I i II.
Na mocy Zarządzenia Nr 55/2011 Starosty Brzeskiego z dnia 24 października 2011 r. powołano:

1. Koordynatora CAF, odpowiadającego za kierowanie projektem wdrożenia metody CAF w Urzędzie – funkcję tę pełni Pani Renata Dziedzic – Sekretarz Powiatu;
2. Osobę Wspierającą Koordynatora CAF – funkcję tę pełni Pani Beata Mrówka – Inspektor na Samodzielnym Stanowisku do spraw Programowania Rozwoju i Funduszy Unijnych.

W drodze odrębnego zarządzenia Starosty powołano również reprezentatywny Zespół Samooceny w skład którego wchodzi 12 pracowników Starostwa z różnych komórek organizacyjnych, pełniących różne funkcje, posiadających różne doświadczenie, działających na różnych szczeblach organizacji i o różnym stażu pracy.

Skład Zespołu Samooceny:

1. Pan Krzysztof Klimek – Główny Specjalista na Samodzielnym Stanowisku ds. Programowania Rozwoju i Funduszy Unijnych – Przewodniczący Zespołu;
2. Pani Krystyna Klisiewicz – Naczelnik Wydziału Organizacyjnego – Członek Zespołu;
3. Pani Paulina Baran – Inspektor w Wydziale Finansowo-Budżetowym – Członek Zespołu;
4. Pani Ewa Skurnóg – Naczelnik Wydziału Komunikacji i Transportu – Członek Zespołu;
5. Pan Andrzej Dzień – Naczelnik Wydziału Administracyjno-Gospodarczego – Członek Zespołu;
6. Pan Krzysztof Wrona – Naczelnik Wydziału Ochrony Środowiska, Gospodarki Wodnej i Rolnictwa – Członek Zespołu;
7. Pani Halina Mucha – Kierownik Powiatowego Ośrodka Dokumentacji Geodezyjno-Kartograficznej w Wydziale Geodezji, Kartografii, Katastru i Gospodarki Nieruchomościami – Członek Zespołu;
8. Pani Alicja Syty – Główny Specjalista na Samodzielnym Stanowisku ds. Zdrowia – Członek Zespołu;
9. Pan Jacek Leszczyński – starszy Informatyk w Wydziale Administracyjno-Gospodarczym – Członek Zespołu;
10. Pani Beata Kwiek – Inspektor w Wydziale Edukacji – Członek Zespołu;
11. Pani Joanna Fidelus – Inspektor w Wydziale Architektury i Budownictwa – Członek Zespołu;
12. Pan Tomasz Konstanty – Podinspektor w Wydziale Spraw Obywatelskich
13. i Zarządzania Kryzysowego – Członek Zespołu;

Pod koniec października i w I połowie listopada 2011 r. Spółka F5 Konsulting, udzielająca wsparcia w ramach ww. projektu, zorganizowała szkolenia i warsztaty dla kierownictwa Urzędu, Koordynatora CAF, Osoby Wspierającej Koordynatora oraz dla Zespołu Samooceny.
W dniu 7 listopada 2011 r. na spotkaniu z wszystkimi pracownikami Starostwa przedstawiona została informacja o przystąpieniu do projektu, którego przedmiotem jest wdrożenie metody CAF w Starostwie. Ekspert zatrudniony przez Spółkę F5 Konsulting przedstawił również ogólną informację o tym czym jest metoda CAF i jakie są efekty jej wdrażania. Informację o powyższym zamieszczono również na stronie internetowej Powiatu Brzeskiego. Ustalono także Plan komunikacji Projektu Samooceny ( CAF ) Starostwa Powiatowego w Brzesku.
 
Pierwsze robocze spotkanie Zespołu Samooceny odbyło się w dniu 29 listopada 2011 r. Zadaniem Zespołu było poszukiwanie dowodów i przeprowadzenie samooceny w oparciu o 9 kryteriów, 28 podkryteriów, ponad 200 pytań pomocniczych oraz system oceny punktowej określony metodą CAF.

Kryteria oceny

Kryteria od 1-5 odnoszą się do cech potencjału organizacji. Są to:
Kryterium 1 Przywództwo
Kryterium 2 Strategia i Planowanie
Kryterium 3 Pracownicy
Kryterium 4 Partnerstwo i zasoby
Kryterium 5 Procesy
Ww. kryteria określają to, co organizacja robi oraz to jak podchodzi do zadań, by osiągnąć pożądane rezultaty.

Kryteria od 6-9 obejmują wyniki. Są to:
Kryterium 6 Wyniki w relacjach z klientami/obywatelami
Kryterium 7 Wyniki w relacjach z pracownikami
Kryterium 8 Wyniki społeczne
Kryterium 9 Wyniki kluczowe

Kryteria te oparte są na pomiarach postrzegania organizacji i na ocenie wskaźników wewnętrznych .
Skala punktacji potencjału oparta jest o cykl PDCA tj. fazy: Zaplanuj, Wykonaj, Sprawdź, Popraw (koło Deminga).
Punktacja w ostatnim przedziale skali (pełny cykl PDCA) zastrzeżona jest dla obszarów, w których częścią cyklu stałego doskonalenia są permanentnie stosowane działania typu benchlearning i benchmarking (benchmarking – proces, w ramach którego organizacja znajduje inne odpowiednie organizacje, z którymi może porównywać swoją działalność i wyniki, a przez to uczyć się w oparciu o wnioski wynikające z tych porównań; benchlearning – uczenie się na podstawie mocnych stron innych organizacji, uczenie się od nich tego co robią dobrze, unikanie popełnianych przez nie błędów, a także szukanie inspiracji dla własnej pracy). W skali punktacji wyników występuje rozróżnienie pomiędzy trendem wyników a osiąganiem celów.

Przy pomocy konsultanta z F5 Konsulting Zespół Samooceny przeprowadził ocenę Starostwa wg wyżej określonych zasad. W dniu 8 grudnia 2011 r. odbyły się warsztaty uzgadniające wyniki samooceny, a w dniu 15 grudnia 2011 r. sporządzono sprawozdanie z wyników samooceny w tym ustalono listę obszarów wymagających usprawnień i działań doskonalących oraz mocnych stron Starostwa.
Wyniki oceny punktowej poszczególnych kryteriów, lista obszarów wymagających usprawnień oraz mocne strony Starostwa – pobierz .doc
W dniu 27 grudnia 2011 r. odbyło się spotkanie z pracownikami Starostwa, na którym Koordynator CAF Pani Renata Dziedzic przedstawiła informację m.in. o wynikach samooceny, a także listę planowanych działań doskonalących.
Zakończenie realizacji projektu systemowego daje Starostwu możliwość złożenia wniosku o dofinansowanie projektów usprawnień wypracowanych na bazie wyników samooceny dokonanej w oparciu o metodę CAF, w ramach konkursu ogłoszonego przez Ministerstwo Administracji i Cyfryzacji. Projekt konkursowy złożony zostanie w partnerstwie z 4 gminami z terenu Powiatu Brzeskiego tj. Gminą Dębno, Borzęcin, Czchów i Iwkowa oraz Grupą ERGO Sp. z o.o. liderem projektu odpowiedzialnym za przygotowanie wniosku aplikacyjnego.

Faza III – planowane działania.
W oparciu o ustaloną listę obszarów wymagających usprawnień i działań doskonalących sporządzony zostanie Plan doskonalenia. W celu jego realizacji tworzone będą projekty, powoływane będą – w miarę potrzeby – zespoły zadaniowe. Zaplanowana zostanie ponowna samoocena Metodą CAF.

Koordynator CAF: Renata Dziedzic
Sekretarz Powiatu
Brzesko, dn. 29.12.2011 r.

W marcu 2013 roku Starostwo Powiatowe przystąpiło do realizacji projektu pn. „CAF – podstawa doskonalenia małopolskich JST” – www.doskonalenie-malopolskich-jst.grupaergo.pl, który uzyskał dofinansowanie w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki (poddziałanie 5.2.1 Modernizacja zarządzania w administracji samorządowej). Projekt realizowany jest w partnerstwie z Gminami Borzęcin, Czchów, Dębno i Iwkowa oraz Grupą ERGO sp. z o.o. z Wrocławia – liderem projektu.
 
Budżet projektu wynosi 1.466.288,12 zł z czego dla Powiatu Brzeskiego przypada 305.359,56 zł. Ze środków sfinansowane zostaną w szczególności: studia podyplomowe i szkolenia podnoszące umiejętności i kwalifikacje zawodowe pracowników Starostwa Powiatowego w Brzesku; uruchomienie 2 nowych usług na platformie e-PUAP; modernizacja w tym dalsza poprawa estetyki strony internetowej powiatu www.powiatbrzeski.pl; zakup systemów IT (specjalistycznego oprogramowania), doradztwo przy opracowywaniu dokumentów strategicznych oraz zakup sprzętu multimedialnego do sali szkoleniowo – konferencyjnej do przeprowadzania szkoleń e-learning. Ponadto w ramach projektu w urzędzie zostanie przeprowadzona II samoocena metodą CAF.
 
Powyższe działania mające na celu poprawę funkcjonowania urzędu sfinansowane zostaną w całości ze środków zewnętrznych.

Koordynator CAF: Renata Dziedzic
Sekretarz Powiatu
Brzesko, dn. 14.03.2013 r.