Informujemy, iż Starostwo Powiatowe w Brzesku w związku z realizacją projektu pn. „CAF – podstawa doskonalenia małopolskich JST” - który uzyskał dofinansowanie w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki poddziałanie 5.2.1 Modernizacja zarządzania w administracji samorządowej i jest realizowany w partnerstwie z Gminami Borzęcin, Czchów, Dębno i Iwkowa oraz Grupą ERGO sp. z o.o. z Wrocławia – liderem projektu, w maju bieżącego roku przystąpiło do przeprowadzenia II samooceny według metody CAF 2006.

W tym celu zostały wydane zarządzenia Starosty Brzeskiego w sprawie:

1. powołania Koordynatora CAF oraz osoby wspierającej Koordynatora CAF dla dokonania II samooceny;
2. powołania Zespołu ds. II samooceny CAF;
3. przyjęcia Planu Komunikacji Projektu II Samooceny CAF Starostwa Powiatowego w Brzesku.

Zastosowanie metody CAF 2006 w Starostwie Powiatowym w Brzesku
Czym jest metoda CAF 2006?

Wspólna Metoda Oceny – CAF (ang. Common Assesment Framework) jest narzędziem kompleksowego zarządzania jakością przeznaczonym dla jednostek administracji publicznej. Metoda CAF skupia się na przeprowadzeniu samooceny, identyfikacji obszarów doskonalenia oraz wprowadzaniu wymaganych usprawnień zarządczych. Jest to model całościowego przeglądu funkcjonowania instytucji z uwzględnieniem analizy wyników jej działalności oraz potencjału organizacyjnego, oparte na założeniu, że osiągnięcie pożąda­nych rezultatów działań organizacji, obywateli/konsumentów, poszczególnych jednostek i ca­łych społeczeństw zależy od jakości przywództwa, wpływającego na politykę i strategię instytucji, zarządzanie zasobami ludzkimi, działania w zakresie nawiązywania relacji partnerskich, zaso­by i procesy.

Zgodnie z tą metodą, organizację poddaje się regularnie (średnio co 1 - 2 lata) jednoczesnemu oglądowi z różnych punktów widzenia, w ramach całościowego procesu analizy wyników jej działalności. Model CAF dostarcza łatwego w użyciu narzędzia, dzięki któremu europejskie podmioty sektora publicznego mogą sięgnąć po techniki zarządzania jakością w celu poprawy wyników działalności.
Model zawiera 9 kryteriów, które odnoszą się do podstawowych obszarów organizacji, podlegających każdorazowo analizie podczas przeprowadzania samooceny:

• kryteria POTENCJAŁU: Przywództwo, Strategia i planowanie, Pracownicy, Partnerstwo i zasoby, Procesy,
• kryteria WYNIKÓW: Wyniki działalności w relacjach z obywatelami/klientami, Wyniki działalności
  w relacjach z pracownikami, Społeczne wyniki działalności, Kluczowe wyniki działalności.

Co umożliwia metoda CAF?

• ocenę funkcjonowania instytucji opartą na faktach (dowodach), wykorzystującą zestaw kryteriów powszechnie stosowanych w jednostkach sektora pu­blicznego w Europie,
• ustalenie, czy faktycznie uzyskano zakładany postęp,
• uzyskanie spójności podjętych działań i konsensusu w sprawie kroków na drodze usprawniania działalności instytucji,
• uzyskanie spójności pomiędzy osiąganymi wynika­mi a działaniami wspierającymi (potencjałem),
• wzbudzenie zainteresowania pracowników i skło­nienie do zaangażowania w proces usprawnień,
• upowszechnienie doświadczeń w zakresie dobrych praktyk i dzielenie się nimi wewnątrz i na zewnątrz instytucji,
• włączenie różnych inicjatyw dotyczących poprawy jakości w codzienną działalność instytucji,
• pomiar osiąganego wraz z upływem czasu postępu, drogą okresowej samooceny.

W jaki sposób metoda CAF jest stosowana w Starostwie Powiatowym w Brzesku?
Stosowanie metody CAF w Urzędzie przebiega w oparciu o 10 kroków doskonalenia organizacji, podzielonych na trzy fazy:

FAZA I
Początek drogi z metodą CAF
Krok 1: Organizacja i planowanie procesu samooceny
Krok 2: Upowszechnienie informacji o procesie samooceny

FAZA II
Proces samooceny
Krok 3: Utworzenie jednej lub więcej grup samooceny
Krok 4: Organizacja szkoleń
Krok 5: Przeprowadzenie samooceny
Krok 6: Sporządzenie sprawozdania z wyników samooceny

FAZA III
Plan doskonalenia/ustalenie priorytetów
Krok 7: Sporządzenie projektu planu doskonalenia
Krok 8: Upowszechnienie informacji o planie doskonalenia
Krok 9: Realizacja planu doskonalenia
Krok 10: Planowanie następnej samooceny CAF

Projekty, jakie powstają po zakończeniu procesu samooceny, będą wynikiem wiarygodnej listy słabych stron Urzędu, z których wiele może zostać wyeliminowanych dzięki działaniom doskonalącym – w wielu przypadkach bez ponoszenia istotnych kosztów lub wręcz bezkosztowo.

Na mocy zarządzenia nr 31/2014 Starosty Brzeskiego z dnia 16 maja 2014 w sprawie powołania Koordynatora CAF oraz osoby wspierającej Koordynatora CAF dla dokonania II samooceny, powołano Koordynatora CAF, odpowiadającego za kierowanie procesem zastosowania metody CAF (w tym samooceny) w Urzędzie. Funkcję Koordynatora CAF pełni Pani Renata Dziedzic – Sekretarz Powiatu Brzeskiego. Funkcję osoby wspierającej Koordynatora CAF pełni Pani Beata Mrówka – Inspektor w Wydziale Rozwoju Powiatu, Inwestycji i Promocji Starostwa Powiatowego w Brzesku. Koordynator CAF, na wszystkich etapach procesu, udzielać będzie zainteresowanym osobom informacji na temat zrealizowanych w ramach zadania działań oraz osiągniętych rezultatów. Bieżące informacje na temat metody CAF w Starostwie Powiatowym w Brzesku będą przekazywane w szczególności: Kierownictwu Urzędu, Pracownikom Urzędu, Klientom (obywatelom). Bieżące informacje o istocie, celach, metodach i skutkach zastosowania metody CAF w Urzędzie będą przekazywane Pracownikom Urzędu za pośrednictwem:

• strony internetowej Urzędu;
• prezentacji w ramach spotkań bezpośrednich.

W dniu 29 maja 2014 r. w Starostwie Powiatowym w Brzesku przy ul. Głowackiego 51 – Sala Obrad, odbyło się  spotkanie kierownictwa urzędu z wszystkimi pracownikami celem przekazania informacji o przeprowadzeniu w Starostwie Powiatowym w Brzesku II samooceny wg metody CAF.

Sprządziła: Beata Mrówka
Osoba wspierająca Koordynatora CAF
Brzesko, dn. 29 maja 2014 r.

Przeprowadzenie II samooceny CAF
II samoocenę w Starostwie Powiatowym w Brzesku przeprowadził Zespół ds. II samooceny CAF powołany Zarządzeniem nr 32/2014 Starosty Brzeskiego z dnia 16 maja 2014 r. w składzie:

W pracach Zespołu uczestniczyły również: Renata Dziedzic - Sekretarz Powiatu - Koordynator CAF oraz Beata Mrówka - Inspektor w Wydziale Rozwoju Powiatu, Inwestycji i Promocji - osoba wspierająca Koordynatora CAF. W związku z zakończeniem II samooceny CAF w Starostwie Powiatowym w Brzesku przyjęto zarządzeniem nr 47/2014 Starosty Brzeskiego z dnia 17 lipca 2014 r. sprawozdanie z wyników II samooceny CAF.  Niniejszy dokument stanowi podsumowanie informacji zebranych w wyniku przeprowadzenia II samooceny w Starostwie Powiatowym w Brzesku. Proces samooceny został zrealizowany zgodnie z metodą CAF 2006. Urząd poddano ocenie w oparciu o 9 kryteriów potencjału i wyników. Na podstawie wyników oceny określono działania wymagające poprawy oraz mocne strony Urzędu.

Sporządziła: Renata Dziedzic
Koordynator CAF
Brzesko, dn. 21 lipca 2014 r.

Projekty usprawnień zarządczych
Na podstawie wyników II samooceny przeprowadzonej w oparciu o metodę CAF 2006 oraz zidentyfikowanych w procesie samooceny obszarów wymagających poprawy, ustalone zostały priorytety działań doskonalących, służących poprawie funkcjonowania Starostwa Powiatowego w Brzesku.

Plany doskonalenia zostały opracowane przez Zespół ds. przeprowadzenia II samooceny CAF  w uzgodnieniu z kierownictwem Starostwa. Do wdrożenia zarekomendowane zostały następujące projekty usprawnień zarządczych:

Projekt 1:
„Wdrożenie procedury monitorowania, ewaluacji i aktualizacji Strategii Rozwoju Powiatu Brzeskiego”
Celem projektu jest wdrożenie i realizacja procesu monitorowania, ewaluacji i aktualizacji  Strategii Rozwoju Powiatu Brzeskiego.
 

Projekt 2:
„Przygotowanie wniosku konkursowego (projektu) pn. Termomodernizacja budynków użyteczności publicznej w Powiecie Brzeskim”
Celem projektu jest przeprowadzenie termomodernizacji budynków Starostwa w tym, wymiany instalacji elektrycznej i CO.

Projekt 3:
„Przyjęcie zasad  określających sposób i tryb gospodarowania składnikami rzeczowymi majątku ruchomego będącego własnością Powiatu Brzeskiego”
Celem projektu jest przyjęcie zasad określających sposób i tryb gospodarowania składnikami rzeczowymi majątku ruchomego będącego własnością Powiatu Brzeskiego.

Projekt 4:
„Monitorowanie jakości wydawanych decyzji administracyjnych pod kątem zgodności z prawem, w tym ustalenie wskaźnika dla decyzji wadliwych”
Celem projektu jest poprawa monitorowania jakości wydawanych decyzji administracyjnych pod kątem zgodności z prawem, w tym ustalenie wskaźnika dla decyzji wadliwych.

Szczegółowe informacje dotyczące zaakceptowanych projektów usprawnień zarządczych zawarte są w planach doskonalenia Starostwa Powiatowego w Brzesku, przyjętych zarządzeniem  Starosty Brzeskiego nr 48/2014 z dnia 21 lipca 2014 r. Wyżej wymienione plany doskonalenia określają terminy realizacji poszczególnych zadań.  Stan ich realizacji będzie na bieżąco monitorowany – informacje o postępie we wdrażaniu planów doskonalenia przekazywane będą kierownictwu Starostwa.  O zrealizowanych projektach i osiągniętych rezultatach zostaną poinformowani  pracownicy Starostwa i klienci  zewnętrzni urzędu poprzez stronę internetową Starostwa (zakładka CAF w Starostwie Powiatowym w Brzesku).

Plany doskonalenia przyjęte w Starostwie Powiatowym w Brzesku
Zarządzenie nr 48/2014 Starosty Brzeskiego z dnia 21 lipca 2014 roku w sprawie przyjęcia planów doskonalenia w związku z przeprowadzeniem II samooceny CAF oraz powołania zespołów  zadaniowych.

Sporządziła: Renata Dziedzic
Koordynator CAF
Brzesko, dn. 23 lipca 2014 r.

W dniu 22 lipca 2014 roku w Starostwie Powiatowym w Brzesku  przy ul. Głowackiego 51, Sala Obrad, odbyło się spotkanie kierownictwa Starostwa z wszystkimi pracownikami, na  którym przedstawione zostały wyniki II samooceny CAF oraz przyjęte plany doskonalenia w Starostwie Powiatowym w Brzesku.

Sprządziła: Beata Mrówka
Osoba wspierająca Koordynatora CAF
Brzesko, dn. 23 lipca 2014 r.

Informacja dotycząca realizacji planów doskonalenia

Sprawozdanie z wykonania planu doskonalenia nr 3/2014 pod nazwą "Przyjęcie zasad określających sposób i tryb gospodarowania składnikami rzeczowymi majątku ruchomego będącego własnością Powiatu Brzeskiego" przyjętego Zarządzeniem nr 48/2014 Starosty Brzeskiego z dnia 21 lipca 2014 r. - w związku z przeprowadzeniem II samooceny CAF.

W dniu 29.09.2014 r. Zespół Projektowy opracował koncepcję, dotyczącą zasad gospodarowania składnikami rzeczowymi majątku ruchomego, będącego własnością Powiatu Brzeskiego. Następnie do dnia 31.10.2014 r. Zespół Projektowy sporządził projekt Uchwały Zarządu Powiatu Brzeskiego w sprawie zasad określających sposób i tryb gospodarowania składnikami rzeczowymi majątku ruchomego będącego własnością Powiatu Brzeskiego. 

Dyrektor Wydziału Administracji i Gospodarki Nieruchomościami – Kierownik/Lider projektu, przedłożył do akceptacji Staroście Brzeskiemu – Panu Andrzejowi Potępa wraz z pismem z dnia 6.11.2014 r. znak: AG-I.680.1.37.2013, opracowany projekt Uchwały Zarządu Powiatu Brzeskiego, o którym mowa powyżej. Na piśmie z dnia 6.11.2014 r. znak: AG-I.680.1.37.2013, projekt Uchwały Zarządu Powiatu Brzeskiego w sprawie zasad określających sposób i tryb gospodarowania składnikami rzeczowymi majątku ruchomego będącego własnością Powiatu Brzeskiego, uzyskał akceptację Starosty Brzeskiego.

Pismem z dnia 28.11.2014 r., znak: AG-I.680.1.37.2013, Dyrektor Wydziału Administracji i Gospodarki Nieruchomościami – Kierownik/Lider projektu, przedłożył Zarządowi Powiatu Brzeskiego projekt Uchwały Zarządu Powiatu Brzeskiego, o którym mowa powyżej.
W dniu 4.12.2014 r. została podjęta Uchwała nr 5/2014 Zarządu Powiatu Brzeskiego w sprawie zasad określających sposób i tryb gospodarowania składnikami rzeczowymi majątku ruchomego będącego własnością Powiatu Brzeskiego.

W związku z faktem, iż podjęta Uchwała nr 5/2014  Zarządu Powiatu Brzeskiego, obejmuje zasady określające sposób i tryb gospodarowania składnikami rzeczowymi majątku ruchomego, dotyczące jednostek organizacyjnych Powiatu Brzeskiego (z wyłączeniem SPZOZ w Brzesku i PPZOL w Brzesku) – w dniu 11.12.2014 r. do ww. jednostek organizacyjnych, została wysłana informacja o podjętej w dniu 4.12.2014 r. Uchwale oraz o fakcie skierowania Uchwały wraz z rozdzielnikiem do sekretariatu Starostwa Powiatowego w Brzesku, celem odbioru i wdrożenia do stosowania przez każdą jednostkę organizacyjną Powiatu Brzeskiego.

Kierownik projektu: Andrzej Dzień
Dyrektor Wydziału Administracji i Gospodarki Nieruchomościami

Sporządziła: Małgorzata Kociołek
Podinspektor w Wydziale Administracji i Gospodarki Nieruchomościami
Brzesko, dn. 30 grudnia 2014 r.

Sprawozdanie z wykonania planu doskonalenia nr 1/2014 pn. „Wdrożenie procedury monitorowania, ewaluacji i aktualizacji Strategii Rozwoju Powiatu Brzeskiego” przyjętego Zarządzeniem nr 48 Starosty Brzeskiego z dnia 21 lipca 2014 r. w związku z przeprowadzeniem II samooceny CAF w Starostwie Powiatowym w Brzesku
W związku z przyjęciem uchwałą nr 1276/2014 Zarządu Powiatu Brzeskiego w dniu 29 sierpnia 2014 r.  procedury monitorowania, ewaluacji i aktualizacji Strategii Rozwoju Powiatu Brzeskiego na lata 2014 – 2020, w dniu 11 września 2014 r. rozesłano mailem skan uchwały do członków zespołu zadaniowego ds. realizacji  ww. procedury celem zapoznania się z nią. W dniu 8 października 2014 r. odbyło się spotkanie członków zespołu zadaniowego celem ustalenia harmonogramu działań zgodnie z przyjętą procedurą, wg której raporty o stanie realizacji strategii powstają minimum  dwa razy w okresie jej obowiązywania :

1. jeden raz w połowie okresu jej obowiązywania tj. rok 2017
2. oraz na koniec realizacji dokumentu  tj. rok 2020.

Podczas spotkania ustalono następujący harmonogram  pracy zespołu:
W połowie 2016 roku zostanie zwołane kolejne spotkanie członków zespołu w  celu podzielenia ról i zbierania informacji o stanie realizacji strategii wg wskaźników przyjętych procedurą celem opracowania do połowy 2017 r. raportu o stanie realizacji Strategii.
Zastrzeżono jednakże, że jeżeli pojawią się wcześniej przesłanki do opracowania raportu w związku  koniecznością aktualizacji Strategii członkowie zespołu zostaną wcześniej o tym powiadomieni. Na tym spotkanie zakończono.

Kierownik projektu: Krzysztof Klimek
Dyrektor Wydziału Rozwoju Powiatu, Inwestycji i Promocji

Sporządziła:Beata Mrówka
Inspektor w Wydziale Rozwoju Powiatu, Inwestycji i Promocji
Brzesko, dn. 30 grudnia 2014 r.

Sprawozdanie nr 2 z wykonania planu doskonalenia nr 1/2014 pn. „Wdrożenie procedury monitorowania, ewaluacji i aktualizacji Strategii Rozwoju Powiatu Brzeskiego” przyjętego Zarządzeniem nr 48 Starosty Brzeskiego z dnia 21 lipca 2014 r. w związku z przeprowadzeniem II samooceny CAF w Starostwie Powiatowym w Brzesku
W nawiązaniu do poprzedniego sprawozdania z wykonania planu doskonalenia nr 1/2014 oraz w nawiązaniu do zapisów zawartych w procedurze monitorowania, ewaluacji i aktualizacji Strategii Rozwoju Powiatu Brzeskiego, w dniu 26 września 2016r. odbyło się kolejne spotkanie członków zespołu zadaniowego celem ustalenia harmonogramu działań zgodnie z przyjętą procedurą, wg której raporty o stanie realizacji strategii powstają minimum dwa razy w okresie jej obowiązywania. W związku z powyższym członkowie zespołu zgodnie podjęli decyzję, że pierwsze sprawozdanie – raport z realizacji strategii zostanie opracowany według stanu na koniec 2017 r. bowiem w połowie roku trudno uzyskać dane niezbędne do zestawienia wskaźników, które zgodnie z procedurą są podawane w pełnych latach budżetowych. Ponadto składanie wniosków a w konsekwencji realizacja projektów dofinansowanych ze środków zewnętrznych w tym głównie unijnych zgodnie z opublikowanymi harmonogramami naborów zostały przesunięte w czasie.
Podczas spotkania ustalono również, że początkiem 2018 r. zostanie przygotowane pismo do wszystkich wydziałów (komórek organizacyjnych) tutejszego urzędu oraz do jednostek organizacyjnych Powiatu Brzeskiego z prośbą o przekazanie informacji o postępie rzeczowym i finansowym realizowanych celów i zadań wskazanych w Strategii Rozwoju Powiatu Brzeskiego na lata 2014 -2020. Na podstawie zebranych informacji zostanie zbiorczo wypełnione zestawienie wskaźników oraz opracowany raport o stanie realizacji Strategii. Zastrzeżono również, że jeżeli pojawią się wcześniej przesłanki do opracowania raportu w związku z koniecznością aktualizacji Strategii członkowie zespołu zostaną wcześniej o tym powiadomieni. Ponadto ustalono, że drugi raport z realizacji strategii zostanie opracowany na koniec obowiązywania Strategii tj. według stanu na koniec 2020 r.  Na tym spotkanie zakończono.
Brzesko, dnia 26 września 2016 r.

Kierownik projektu: Krzysztof Klimek
Dyrektor Wydziału Rozwoju Powiatu, Inwestycji i Promocji

Sporządziła: Beata Mrówka
Inspektor w Wydziale Rozwoju Powiatu,
Inwestycji i Promocji

Sprawozdanie nr 3 z wykonania planu doskonalenia nr 1/2014 pn. „Wdrożenie procedury monitorowania, ewaluacji i aktualizacji Strategii Rozwoju Powiatu Brzeskiego” przyjętego Zarządzeniem nr 48 Starosty Brzeskiego z dnia 21 lipca 2014 r. w związku z przeprowadzeniem II samooceny CAF w Starostwie Powiatowym w Brzesku

Zgodnie z Procedurą monitorowania, ewaluacji i aktualizacji Strategii Rozwoju Powiatu Brzeskiego na lata 2014 -2020 przyjętą w 2014 roku, w ciągu obowiązywania Strategii Rozwoju Powiatu Brzeskiego raporty o stanie realizacji strategii powstają minimum dwa razy w okresie jej obowiązywania:

1. jeden raz w połowie okresu jej obowiązywania tj. rok 2017
2. oraz na koniec realizacji dokumentu tj. według stanu na koniec 2020 roku
   

W związku z powyższym członkowie zespołu zadaniowego zgodnie podjęli decyzję, że pierwsze sprawozdanie – raport z realizacji strategii zostanie opracowany według stanu na koniec 2017 roku bowiem w połowie roku trudno uzyskać dane niezbędne do zestawienia wskaźników, które zgodnie z procedurą są podawane w pełnych latach budżetowych. Ponadto składanie wniosków a w konsekwencji realizacja projektów dofinansowanych ze środków zewnętrznych w tym głównie unijnych zgodnie z opublikowanymi harmonogramami naborów zostały przesunięte w czasie. W związku z powyższym w dniu 26 stycznia 2018 roku oraz 28 lutego 2018 roku zostało wysłane pismo do wszystkich wydziałów (komórek organizacyjnych) tutejszego urzędu oraz do jednostek organizacyjnych Powiatu Brzeskiego z prośbą o przekazanie informacji o postępie rzeczowym i finansowym realizowanych celów i zadań wskazanych w Strategii Rozwoju Powiatu Brzeskiego na lata 2014 -2020. Na podstawie zebranych informacji został opracowany zbiorczy raport z realizacji Strategii, który został przyjęty uchwałą nr 1012/2018 Zarządu Powiatu Brzeskiego z dnia 25 kwietnia 2018 roku. Ponadto Zarząd Powiatu Brzeskiego zgodnie z ww. procedurą podjął decyzję, że nie ma potrzeby aktualizacji Strategii Rozwoju Powiatu Brzeskiego na lata 2014 – 2020.

Uchwała Nr 1012/2018 Zarządu Powiatu Brzeskiego z dnia 25 kwietnia 2018 r.pdf

Brzesko, dnia 09 maja 2018 roku

Kierownik projektu:
Krzysztof Klimek
Dyrektor Wydziału Rozwoju Powiatu, Inwestycji i Promocji
 

Sporządziła:
Beata Mrówka
Inspektor w Wydziale Rozwoju Powiatu, Inwestycji i Promocji

Sprawozdanie dotyczące realizacji projektu pn. „Monitorowanie jakości wydanych decyzji administracyjnych pod katem zgodności z prawem, w tym ustalenie wskaźnika dla decyzji wadliwych”, określonego w Planie doskonalenia Nr 4/2014 (załącznik Nr 4 do Zarządzenia Nr 48/2014 Starosty Brzeskiego z dnia 21 lipca 2014 r.).
W dniu 30 listopada 2014 r. Zespół projektowy w składzie:

• Krystyna Klisiewicz – Dyrektor Wydziału Organizacyjnego,
• Katarzyna Świerczek-Mleczko – Inspektor w Wydziale Organizacyjnym,
• Regina Merecik – podinspektor w Wydziale Organizacyjnym,
• Ewa Ruchała – sekretarka w Wydziale Organizacyjnym

dokonał analizy i weryfikacji wzorów sprawozdań dotyczących usług administracyjnych składanych zgodnie z procedurą systemu zarządzania jakością wg wymagań normy PN- EN 9001:2009 ISO „Usługi administracyjne dla klienta” symbol P-2.1, pod kątem ich zawartości informacyjnej koniecznej dla ustalenia wskaźnika dla decyzji wadliwych. W wyniku tej analizy Zespół stwierdził, że w kolumnie 6 pn. Liczba i rodzaj niezgodności szerzej należy wykazać wadliwość rozstrzygnięcia poprzez wykazanie osobno decyzji wydanych wadliwie i osobno wadliwych postanowień. Chociaż plan doskonalenia zakłada ustalenie wskaźnika dla decyzji wadliwych, koniecznym wydaje się ustalenie wskaźnika również dla wadliwych postanowień. W związku z powyższym dokonano rozszerzenia treści nagłówka tabeli sprawozdania pn. Zbiorcze sprawozdanie z analiz usług przedłożonych przez wydziały Starostwa Powiatowego w Brzesku w kolumnie 6 poprzez dodanie w pozycji „wadliwość rozstrzygnięcia ‘ wyrazów w nawiasie „wykazać osobno wadliwe decyzje i wadliwe postanowienia”.

Zespół stwierdził, iż do procedury Usługi administracyjne dla klienta” symbol P-2.1, należy wprowadzić formularz Nr 4, tabelę pn. „Sprawozdanie z analizy usług realizowanych w Wydziale ……………………………. za okres …………….”
W dniu 30.11.2014 r. ustalono wskaźnik dla decyzji wadliwych poprzez: określenie ilości decyzji wydanych wadliwie (w tym: uchybienia terminowości, nieprawidłowości w przebiegu postępowania administracyjnego, wadliwość rozstrzygnięcia kończącego sprawę) w stosunku do wszystkich wydanych decyzji.

Ustalono także wskaźnik dla postanowień wadliwych poprzez: określenie ilości postanowień wydanych wadliwie w stosunku do wszystkich wydanych postanowień. Jakość wydanych decyzji administracyjnych i postanowień podlegać będzie monitorowaniu w szczególności poprzez dokonywanie porównań aktualnie wyliczonego wskaźnika ze wskaźnikami z poprzednich okresów sprawozdawczych. Dokumentacja dotycząca ww. monitorowania będzie przekazywana Pełnomocnikowi ds. Systemu Zarządzania Jakością, który wyniki analizy tych wskaźników będzie przedstawiał na przeglądach systemu zarządzania jakością. Jeśli dokonana analiza wskaźników będzie wskazywała na zwiększenie ilości wydanych wadliwie decyzji i postanowień wówczas podjęte zostaną działania zapobiegawcze mające na celu eliminowanie przyczyn ich wzrostu. Podczas przeglądu zostaną ustalone terminy i osoby wyznaczone do przeprowadzenia tych działań. W dniu 22.12.2014 r. dokonano zmian w procedurze systemu zarządzania jakością wg. wymagań normy PN- EN 9001:2009 ISO „Usługi administracyjne dla klienta” symbol P-2.1:
1) w punkcie 8 „Analiza usług” część dotycząca informacji zawartych w składanych przez kierowników komórek organizacyjnych sprawozdaniach otrzymała brzmienie: „Kierownicy komórek organizacyjnych opracowują sprawozdania zawierające informację o:

• ilości zrealizowanych usług oraz liczbie wydanych decyzji administracyjnych,
• terminowości realizacji,
• liczbie zażaleń, skarg, odwołań od decyzji,
• sposobie rozpatrzenia ww. przez organ odwoławczy/sąd administracyjny,
• liczbie i rodzaju niezgodności, w tym uchybienia terminowości nieprawidłowości w przebiegu postępowania administracyjnego, wadliwość rozstrzygnięcia kończącego sprawę (wykazać osobno wadliwe decyzje i wadliwe postanowienia,

oraz uwagi i wnioski dot. oceny realizacji usług i planowania działań mających na celu wyeliminowanie nieprawidłowości i dalsze doskonalenie procesu realizacji usług.”
2) W formularzu Nr 3 do procedury dokonano rozszerzenia treści nagłówka tabeli sprawozdania pn. Zbiorcze sprawozdanie z analiz usług przedłożonych przez wydziały Starostwa Powiatowego w kolumnie 6 poprzez dodanie w pozycji „wadliwość rozstrzygnięcia ‘ wyrazów w nawiasie „wykazać osobno wadliwe decyzje i wadliwe postanowienia”
3) wprowadzono formularz Nr 4, tabelę pn. „Sprawozdanie z analiz usług realizowanych w Wydziale ……………………………. za okres …………….”

Po analizie zapisów w Księdze Jakości stwierdzono, że nie ma potrzeby dokonywania zmian w Księdze, jako, że zasada ustalania wskaźników jest uregulowana w sposób ogólny i wystarczający.

Kirownik projektu: Krystyna Klisiewicz
Dyrektor Wydziału Organizacyjnego
Brzesko, dn. 13 stycznia 2015 r.

Sprawozdanie z wykonania planu doskonalenia nr 2/2014 pn. „Przygotowanie wniosku konkursowego (projektu) pn. Termomodernizacja budynków użyteczności publicznej w  Powiecie Brzeskim” przyjętego Zarządzeniem nr 48 Starosty Brzeskiego z dnia 21 lipca 2014 r. w związku z przeprowadzeniem II samooceny CAF w Starostwie Powiatowym w Brzesku

W związku z ogłoszeniem przez Zarząd Województwa Małopolskiego w dniu 31 maja 2016 r. naboru wniosków  w ramach 4 Osi priorytetowej Regionalna polityka energetyczna, działanie 4.3 Poprawa efektywności energetycznej w sektorze publicznym i mieszkaniowym, poddziałanie 4.3.2 Głęboka modernizacja energetyczna budynków użyteczności publicznej – SPR, Zarząd Powiatu Brzeskiego podjął decyzję o złożeniu wniosków na kompleksową termomodernizację budynków użyteczności publicznej Powiatu Brzeskiego. Nabór wniosków trwał do 31 sierpnia 2016 r., w ramach którego Powiat Brzeski złożył następujące wnioski:

1. Termomodernizacja budynków edukacyjno – administracyjnych Powiatu Brzeskiego na  łączną kwotę 4.363.689,24 zł - dofinansowanie 60% - 2.618.213,48 zł
2. Termomodernizacja budynków Powiatowego Publicznego Zakładu Opiekuńczo – Leczniczego w Brzesku, na łączną kwotę 1.640.135,26 zł – dofinansowanie 60% - 984.081,11 zł.

Ponadto w budżecie Powiatu Brzeskiego i Wieloletniej Prognozie Finansowej  zabezpieczono środki finansowe na pokrycie wkładu własnego w ramach złożonych wniosków aplikacyjnych. Gmina Brzesko jako większościowy udziałowiec budynku przy ul. Głowackiego 51 w Brzesku złożyła wniosek na kompleksową termomodernizację tego obiektu.

Kierownik projektu
Krzysztof Klimek
Dyrektor Wydziału Rozwoju Powiatu, Inwestycji i Promocji

Sporządziła:
Beata Mrówka
Inspektor w Wydziale Rozwoju Powiatu,
Inwestycji i Promocji
Brzesko, dnia 26 września 2016 r.